不論是學校的報告或是重要會議，總是少不了簡報(PowerPoint)這項小幫手。說固然重要，但也不要忽略了簡報的重要性，演說者的口條、表達力及渲染力是整場演說的重頭戲，而簡報的作用則是能襯托出簡報者的思維，是一個幫助簡報者提升溝通能力的工具。有簡報小姐之稱的南西・杜爾特（Nancy Duarte）曾說:「簡報可以改變世界。你或許不需要改變整個世界，但是你肯定可以利用簡報改變你的世界。」一位好的演說者也需要好的簡報，兩者之間完美的搭配，才能引發觀眾的共鳴。
學校課堂上的報告很多，所以做簡報對我們學生來說，已經是家常便飯的事。但是做多不代表會做，要學會用對方法和技巧。過去在做簡報的時候，我會特別注重整體簡報的美編設計，因為我認為台上所呈現的簡報同時代表了你這個人的形象，擁有好的包裝，才能將你想傳達的訊息行銷出去。大家都喜歡看美的事物，所以簡報編排的流暢度、整體的美感設計也較能夠吸引觀眾的目光。
曾經有幫忙過一個美妝個案的簡報，當時老師要求設計成雜誌風格，但我從來沒做過雜誌風格的簡報，於是乎懵懵懂懂的照著自己的方式做。這時，沒有方法、技巧和足夠的知識便很容易犯錯，字體太小、配色不均、風格不一致等等。這一天，老師請團隊的設計大師周起，幫我們上了一堂簡報基礎課程。以下要與大家分享做簡報應避免犯的小錯誤和技巧。
文字越精鍊越好
首先，你必須先思考要傳遞什麼樣的訊息給觀眾，簡報的主要目的是溝通，希望讓觀眾知道些什麼，產生迴響，讓他們產生想法、產生感動。因此文字不需要太多，越少越好，不要讓文字內容和講的東西重複性太高。每個人可能都會有這樣的經驗：簡報上的文字密密麻麻，不到幾分鐘，台下的聽眾開始失去耐心、興趣缺缺，毫不關心簡報內容，開始低頭滑手機。過多的文字會帶給觀眾壓迫感，這樣的簡報反而降低了簡報者的溝通力，所以應避免太多的文字量，只需精確的點出故事脈絡即可。
讓風格呈現一致
通常簡報中會有基本的格式範本，但不建議直接使用，因為可能會用到和別人一樣的範本。可以上網搜尋背景素材，或是將使用過的素材保留下來，下次的簡報說不定派得上用場。做簡報時盡量使用相同的排版、配色及文圖配置，文字的使用要維持字型與字級的一致性，整個簡報最好使用一致的字型。
除了簡報軟體的基本功能，更進一步，要開始使用簡報軟體進階技巧，此時追求的是簡報的設計感，要做到一致性的整體簡報風格，如果可以的話，整體設計風格與簡報主題相符會更好。但如果有特別想要強調的主題，可以用特別的風格。如果風格是黑底白字，就可以將格式轉換成白底黑字，整體的風格和結構就不會有太大的改變，又可以達到更換主題的效果。
版面規劃
一項富有雜誌感的簡報設計，版面規劃是整體設計的主軸。一般來說，版面規劃必須掌握四項原則：視覺性、統一性、韻律性、空間性。視覺性講求視覺的動線，也就是內文要有系統的規劃整理，掌握視覺的流暢性及系統性，舉例來說，版面的配置可分為橫式和直式，當版面為橫式時，文字及圖片的起始點為左上方，版面為直式時，起始點從右上方開始。
雖然雜誌有固定的版型存在，但可以在不同單元加上有色線段或是其他特殊設計，也是另一種形態的統一。韻律性代表標題字要大於內文，產生強烈的大小對比，圖片也可安排大小變化，讓其有節奏性的變化。另外，標題字的字體選用較大、較粗的形式可以顯示出與內文的區隔，疏密、虛實之間的差異即是空間性。要注意的是，整個版面必須留有適度的空間，千萬別讓整個版面看起來太擁擠。
關於圖片的配置，最好使用與內容相關且有力道的圖片，讓觀眾一看就能對你想表達的東西有強烈印象，能快速產生共鳴。盡量避免放一些無關的圖片，以免分散觀眾的注意力。
打造完美色階
顏色是最直接影響人類觀感的元素，不同的顏色會營造出不一樣的氛圍，例如冷色系藍色、綠色會讓人有冷靜、專業的感覺，也會有俐落感；暖色系紅色、橙色則會讓人有溫暖、親切的感覺。在色彩管理這一部分，配色時要盡量避免使用過多的顏色，過於鮮豔、花俏可能會影響觀感，降低說服力。
最後，在設計出完美的簡報後，別忘了加上投影片編號喔！曾看過許多大大小小的簡報，常常發現投影片很好，但唯獨少了頁碼，它很基本，卻也是最重要的存在，少了它，當觀眾要對某一頁提出看法時，就會出現不知道在哪一頁的情況發生。即使是微小的事物，也有其存在的目的。
要完整設計出賞心悅目的簡報可是非常費時又費力的。最困難的部分在於一開始的創意發想，除了用對方法、技巧，也要有些許的藝術天分，並且透過不斷的搜尋素材、反反覆覆的修改，才能設計出最精簡、最特別的簡報。能設計出好的簡報並不容易，我也還在學習的階段，但我認為設計簡報的能力是在培養你消化大量訊息、吸收各方知識後，以自己的方式再將其轉化為文字、圖像的能力。學著，用不同方式說故事吧。
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